Beitrag 5: Mitarbeiterjahresgespräche – Im Jahr der Digitalisierung!
Selbstverständlich werden auch unterjährig verschiedene Gespräche mit Kollegen geführt und natürlich ist Teil des Inhaltes auch häufig die Entwicklung des Kollegen. Im Kollegenjahresgespräch geht es allerdings nochmals explizierter und strukturierter um die Entwicklung des Kollegen, zudem findet das Gespräch unabhängig von sonstigen Anlässen statt.
Folgende grundsätzliche Strategie zur Gesprächsführung lässt sich auch auf die Kollegengespräche anwenden:
- Vorbereitung
Gesprächsziel festlegen, Hintergrundinformationen zum Gesprächspartner und zum Thema sammeln, Gesprächsatmosphäre schaffen. - Begrüßung
Akt gegenseitiger Wertschätzung, unabhängig vom Gesprächsanlass. - Einleitung
Aufbau der Gesprächsbereitschaft, Darstellung des eigentlichen Gesprächsthemas. - Analyse/Austausch
Austausch gegenseitiger Sichtweisen, beidseitige Analyse im Dialog, Einsatz von Fragetechnik (Meta Modell)! - Ist-Stand
Zusammenfassung der Analyse. Wo stehen wir? Gleiches Verständnis sicherstellen. - Lösung
Gemeinsam Lösungen sammeln, Ziel im Fokus haben (Höheres gemeinsames Ziel finden). - Entscheidung
Lösung finden und Vereinbarungen treffen. Gesprächszusammenfassung, Aufgaben und Termine festhalten. - Verabschiedung
Dank für das Gespräch. Akt gegenseitiger Wertschätzung, unabhängig vom Gesprächsanlass. - Nachbereitung
Gesprächsziel erreicht? Gesprächsergebnisse protokollieren, Aufgaben und Termine organisieren. Feedback an mich selbst!
Im Jahr 2019 wird das Thema digitale Transformation einen wesentlichen Einfluss auf die Branche und auf die Menschen, die in dieser tätig sind, nehmen. Kollegen werden sich weiterentwickeln müssen, um den mit der Digitalisierung verbundenen Herausforderungen gerecht werden zu können. Daher ist es sinnvoll zunächst einmal die Digitalisierung und deren Auswirkung auf das Jahr 2019 und darüber hinaus dem Kollegen im Kollegengespräch zu verdeutlichen und anschließend zu analysieren, welche Entwicklungen bei jedem einzelnen Kollegen notwendig sind.
Die Gesprächsstrategie kann somit wie folgt angepasst werden:
- Vorbereitung
Zu den einzelnen Mitarbeiter sollte sich überlegt werden, was an Ihnen zu schätzen ist (siehe Analyse) und der Ist-Stand der einzelnen Kollegen sollte im Vorfeld weitestgehend klar sein. Darüber hinaus ist es sicher hilfreich nochmals zu überprüfen, welche Wahrnehmungen durch persönliche Sympathie und welche durch tatsächlichen Ist-Stand entstanden sind. Zusätzlich ist sich über die Einladung und den Rahmen der Gestaltung des Termines Gedanken zu machen. - Begrüßung
Akt gegenseitiger Wertschätzung, unabhängig vom Gesprächsanlass. - Einleitung
Folgende Einleitung kann verwendet werden, um die Auswirkungen der Digitalisierung und der daraus resultierenden Notwendigkeit der Entwicklung des Kollegen aufzuzeigen.
Oftmals hören wir folgende Aussagen, hier im Unternehmen und von anderen Steuerberatern:
„Wir müssen die Mandanten auf UN-Online umstellen, sonst verlieren wir den Anschluss!“ Wenn der Preis für die Buchhaltung gehalten werden soll, muss sich der Aufwand reduzieren!“ „Durch die Digitalisierung bekommen wir die Zeit uns endlich richtig um den Mandanten zu kümmern!“
Diese Aussagen sind alle korrekt, allerdings sind Sie nicht zu Ende gedacht! Gerne möchte ich Dir erläutern was in der Phase der Digitalisierung auf uns zukommen wird und was sich nach der Digitalisierung verändern wird, damit wir gemeinsam Deine persönliche Entwicklung planen können.
Was wird also in der Phase der Digitalisierung passieren?
Das Unternehmen hat zunächst einen massiven Mehraufwand, weil intern Prozesse verändert werden müssen, beim Kunden Software eingeführt, geschult und der Prozess implementiert werden muss. Insofern es einen Digitalisierungsbeauftragten im Unternehmen gibt, muss dessen Arbeit übernommen werden und selbst wenn ein Fachmann extern eingekauft wird, entsteht im Unternehmen Aufwand.
Was wird kurz nach der Digitalisierung am Anfang des nächsten Jahres entstehen?
Nachdem der Aufwand der Umstellung geschafft ist, sollte eine signifikante Wirkung eintreten und das einfache Buchen von Belegen Geschichte sein. Erstmal wird die Freude groß sein, dass die Kapazitätsüberlastungen zurück gehen. Im guten Fall gibt es etwas weniger Geld vom Kunden, allerdings bei deutlich weniger Aufwand. Umsatzrückgang bei höherem Deckungsbeitrag pro Mandanten.
Was wird nach diesem „Durchatmen“ geschehen?
Anschließend wird es eine Lücke zwischen Kapazität und zu leistender Arbeit bei den buchhalterischen Fachkräften geben.
Wie kann diese Lücke geschlossen werden?
Die gewonnene Zeit kann genutzt werden für neue Mandanten. Hierzu ist es allerdings notwendig, dass die Kompetenzen der Kollegen so hoch sind, dass Mandanten nahezu vollständig allein abgewickelt und beraten werden können. Das bedeutet, dass spezielle Fachfragen über das Tagesgeschäft hinaus, im Team geklärt werden können und die proaktive Gesprächsführung und Beratung der Kunden vom Kollegen erfolgen müssen. Andernfalls entsteht beim Steuerberater ein „Nadelöhr“.
Bevor wir gemeinsam analysieren, wo Deine Potentiale stecken und was bei Dir an Entwicklung notwendig ist, damit Du in Zeiten der Digitalisierung und danach Freude und Erfolg hast, möchte ich Dir zunächst einmal sagen was ich an Dir schätze.
….
4. Analyse
- Was ich an Dir schätze…
- Damit wir gemeinsam analysieren können wie Dein IST-Stand aussieht, habe ich einen Fragebogen mit drei Bereichen: Arbeitsleistung aktuell; Digitalisierung; Persönliche Entwicklung.
Hierzu möchte ich Dich bitten jeweils eine Einschätzung zu geben und wir sprechen anschließend darüber. An dieser Stelle folgend die Fragebögen aus Beitrag Zwei und Drei. - Für Kollegen, die nicht in der operativen Steuertätigkeit agieren, können folgende Fragen als Leitfaden für das Gespräch dienen:
- Bei welchen Schlüsselkriterien Deiner Stelle hast Du Potential?
- Welches Verhalten weicht vom Ideal ab?
- Welche Fähigkeiten würde es stärker brauchen?
- Wie willst Du Dich in Bezug auf die Digitale Transformation einbringen?
- Was willst Du heute investieren, um für die Zukunft gerüstet zu sein?
5. Ist-Stand
Die wesentlichen Potentiale, die im gemeinsamen Dialog anhand des Fragebogens entstanden sind, werden schriftlich zusammengefasst. Zudem kann ein Feedback darüber gegeben werden, in welchem von folgenden Feldern der Kollege gesehen wird.
Mitarbeiter | Begleiter | Entwickler | |
Digitalisierung | Setzt definierte Vorgaben auf Anweisung um. | Treibt das Thema bei sich, den Kollegen und seinen Mandanten aktiv voran. | Findet selbstständig Lösungen, wenn es irgendwo ins Stocken kommt und bildet sich auch Außerhalb der Arbeitszeit. |
Entwicklung | Wenig Antrieb sich fachlich, methodisch und persönlich zu entwickeln. (Ich mache doch meinen Job) |
Im Rahmen der von der Kanzlei gebotenen Möglichkeiten, wird gerne mitgemacht. | Übernimmt Führung, baut speziell Wissen auf und hat den Anspruch der aktive Ansprechpartner für den Mandanten zu sein (auch ohne Steuerberater Titel) |
6. Lösung
Es wird überlegt welche Maßnahmen für den Kollegen und die Entwicklung hilfreich sein können, hierbei kann es sich um Schulungen, Gespräche, Routinen und auch Konsequenzen handeln. Folgende Fragestellungen können hierbei nochmals hilfreich sein:
Welche Veränderungen an Dir und der Organisation in Deinem Arbeitsbereich möchtest Du erreichen?
Welche Motive hast Du, und warum ist die Veränderung wichtig?
Welche Vorteile wirst Du genießen, wenn Du die Veränderung umsetzt, und wie wirst Du Dich dann fühlen?
Mit welchem prägnanten Satz beschreibst Du die Veränderung am treffendsten?
Welche Gewohnheiten musst Du Dir aneignen, um die Veränderung zu realisieren?
Mit welcher Strategie unterbrichst Du alte Reaktionsmuster, um die Veränderung für Dich klar zu machen?
Mit welchen Mitteln wirst Du Dich in den nächsten 30 Tagen an Dein Ziel, an die neue Gewohnheit erinnern, bis dies zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist?
Welche Veränderung willst Du wann erreichen?
Wie genau sieht Dein Entwicklungsplan aus?
7. Entscheidung
Lösung finden und Vereinbarungen treffen. Gesprächszusammenfassung, Aufgaben und Termine festhalten.
8. Verabschiedung
Dank für das Gespräch. Akt gegenseitiger Wertschätzung, unabhängig vom Gesprächsanlass.
9. Nachbereitung
Gesprächsziel erreicht? Gesprächsergebnisse protokollieren, Aufgaben und Termine organisieren. Feedback an mich selbst!
An dieser Stelle sei nochmals angemerkt, dass es neben Mitarbeitergesprächen selbstverständlich deutlich mehr notwendig ist.
Menschen sind zur Selbstreflexion zu führen indem unabhängig von der Branchenentwicklung Grundlagen geschaffen werden, wie ein Verständnis für Veränderungen, Flexibilität, Eigenverantwortung, Nutzen von Regeln und Konsequenzen, Bewusstsein über eigene Fähigkeiten, Denkweisen und Werte, Verständnis zum Thema Führung und Werkzeuge für eine gezielte Kommunikation…